Die Buchhaltung befindet sich im Wandel: Moderne Technologien, insbesondere Künstliche Intelligenz (KI), verändern den Arbeitsalltag erheblich. Arbeiten mit KI in der Buchhaltung: Automatisierte Prozesse, intelligente Texterkennung und vorausschauende Analysen reduzieren den manuellen Aufwand und ermöglichen eine effizientere Datenverarbeitung. Dennoch bleibt Excel für Buchhalter eines der wichtigsten Werkzeuge – und hier spielt die richtige Nutzung von Tastatur-Shortcuts eine entscheidende Rolle.
In diesem Artikel zeigen wir, wie KI den Buchhaltungsalltag erleichtert und welche 20+ Excel-Tastaturkürzel helfen, die Produktivität zu steigern.
OCR-Technologien (Optical Character Recognition) erfassen Rechnungen und Belege, wandeln sie in digitale Daten um und kategorisieren sie automatisch.
KI kann doppelte oder fehlerhafte Buchungen erkennen und vorschlagen, welche Korrekturen nötig sind.
Intelligente Algorithmen analysieren Cashflows und prognostizieren Zahlungsschwierigkeiten oder notwendige Anpassungen.
KI-gesteuerte Systeme generieren Rechnungen, versenden Zahlungserinnerungen und übernehmen das Debitorenmanagement.
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Strg + N → Neue Arbeitsmappe erstellen
Strg + S → Datei speichern
Strg + P → Datei drucken
Strg + Z → Letzte Aktion rückgängig machen
Strg + Y → Rückgängig gemachte Aktion wiederholen
Strg + C / Strg + V → Kopieren und Einfügen
Strg + D → Wert/Formel von oben kopieren
Strg + R → Wert/Formel von links kopieren
Alt + Enter → Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle
Strg + Pfeiltaste → Zum Rand des Datenbereichs springen
Strg + Leertaste → Ganze Spalte markieren
Shift + Leertaste → Ganze Zeile markieren
Alt + = → Autosumme für markierte Zellen
F2 → Zelle bearbeiten, ohne mit der Maus zu klicken
F4 → Absolute Zellbezüge ($A$1) schnell umschalten
Strg + Shift + % → Zahlenformat auf Prozent setzen
Strg + T → Bereich in eine intelligente Tabelle umwandeln
Alt + H + O + I → Spaltenbreite automatisch anpassen
Alt + D + F + F → Auto-Filter aktivieren
Strg + Shift + L → Filter ein-/ausschalten
Alt + Shift + → → Gruppieren (für Summenblöcke)
Alt + Shift + ← → Gruppierung aufheben
👉 Prompt:
“Überprüfe folgende Rechnung auf Vollständigkeit nach den deutschen Umsatzsteuergesetzen (§ 14 UStG) und liste fehlende Pflichtangaben auf:
[Hier Rechnungstext oder Angaben einfügen].”
✅ Nutzen: Hilft dabei, Rechnungen auf fehlende oder falsche Pflichtangaben zu überprüfen, bevor sie weitergeleitet oder verbucht werden.
👉 Prompt:
“Erstelle eine höfliche Zahlungserinnerung für einen Kunden, der seit [X Tagen] im Verzug ist. Der Rechnungsbetrag beträgt [€ Betrag] und das Fälligkeitsdatum war der [Datum]. Bitte nutze eine professionelle, aber freundliche Tonalität und weise auf mögliche Verzugszinsen hin.”
✅ Nutzen: Spart Zeit bei der Erstellung von kundenfreundlichen Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
👉 Prompt:
“Erkläre mir den Buchungssatz für [Geschäftsvorfall, z. B. Wareneinkauf auf Ziel mit 19 % USt] im deutschen Rechnungswesen. Gib die Kontennummern nach SKR03 und SKR04 an.”
✅ Nutzen: Schnellere Klärung von Unsicherheiten bei der Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen.
👉 Prompt:
“Erstelle eine strukturierte Checkliste für den Monatsabschluss in der Buchhaltung. Bitte berücksichtige dabei die typischen Aufgaben einer Assistenzkraft, wie Belegprüfung, Abstimmung der Konten und vorbereitende Arbeiten für den Steuerberater.”
✅ Nutzen: Sorgt für mehr Struktur und verhindert Fehler bei der Monatsabrechnung.
👉 Prompt:
“Erstelle eine professionelle E-Mail-Vorlage für eine Kundenanfrage zur Klärung einer doppelten Zahlung. Die E-Mail soll freundlich und klar formuliert sein und den Kunden bitten, eine Rücküberweisung oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung zu bestätigen.”
✅ Nutzen: Spart Zeit bei der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, indem standardisierte, professionelle Vorlagen genutzt werden.
KI nimmt uns in der Buchhaltung repetitive Aufgaben ab und sorgt für höhere Genauigkeit. Dennoch bleibt Excel ein unverzichtbares Tool. Mit diesen 20+ Shortcuts kannst du deine tägliche Arbeit spürbar beschleunigen.
Hast du noch andere Lieblings-Shortcuts, die dir im Buchhaltungsalltag helfen? Teile sie mit uns! 🚀
